Сочи Парк Отель принимает более миллиона гостей ежегодно, предлагая комфортные условия для индивидуальных путешественников, семей с детьми и больших компаний, включая целые спортивные команды с тренерами и болельщиками.
В любом отеле одномоментный приезд 100 и более туристов затрудняет оперативное заселение. Стойки регистрации не могут одновременно обслужить такие большие группы, несмотря на высокий сервис и уровень подготовки персонала. При этом особенно страдают самостоятельно прибывшие гости, совпавшие с прибытием больших корпоративных или спортивных групп. Кроме того, есть особая категория гостей — звезды и известные личности, которые предпочитают не появляться у стойки регистрации и в общественных местах.
В Сочи Парк Отеле была выдвинута идея использовать передовые информационные технологии, чтобы оцифровать процедуру регистрации и заселения с целью повышения качества обслуживания гостей и оптимизации работы сотрудников. Компания Wone IT предложила интегрировать платформу собственной разработки с модулем самостоятельного заселения— Wroomify.
Почему Wroomify?
Сочи Парк Отель обратил внимание на широкий спектр дополнительных функциональных возможностей решения Wroomify. Это не просто сервис самостоятельного заселения, а целая экосистема, охватывающая множество задач, с которыми сталкиваются отельеры.
Wroomify включает в себя не только функции self check-in, но и дополнительные модули, такие как контроль выдачи инвентаря, распознавание документов с использованием технологий искусственного интеллекта и другие. Это решение не требует замены или переустановки системы управления отелем, а также не приводит к остановке бизнес-процессов.
Wroomify позволяет осуществить бесшовную интеграцию и передавать все данные в единую базу. Также предусмотрена возможность консолидации работы Wroomify с ресторанным программным обеспечением и системами продажи дополнительных сервисов и услуг отеля.
Цели проекта по внедрению Wroomify в Сочи Парк Отель
1. Предоставить своим гостям технологичный сервис, который позволит заселяться, минуя стойку регистрации и сохраняя время.
2. Ускорить процедуру заселения в пиковые часы и в высокий сезон.
3. Сократить затраты временных ресурсов сотрудников отеля на регистрацию гостей за счет автоматизации процессов.4. Повысить лояльность гостей к отелю, благодаря упрощению пути от приезда до входа в номер.
Длительность проекта
Разработка и реализация проекта заняла 8 месяцев: с апреля 2024 по декабрь 2024.
Реализация проекта
Одной из самых сложных задач стала настройка процесса самостоятельного заселения, который должен соответствовать как законодательным нормам, так и бизнес-процессам отеля. Полностью автоматическую регистрацию сделать нельзя.
Команда специалистов Wone IT сумела найти оптимальное решение, распределив задачи между системой Wroomify и сотрудниками отеля. Теперь гости могут самостоятельно пройти большую часть процедуры заселения из любой точки мира. На стороне персонала осталась функция подтверждения личности и сверки документов прибывающих гостей с автоматически поступившими в систему сведениями.
Эксперты Wone IT также провели бесшовную интеграцию Wroomify с системой управления отелем (PMS) и усовершенствовали существующие бизнес-процессы. Инновационный модуль Wroomify, использующий технологии искусственного интеллекта, автоматически распознает отсканированные документы и вводит все необходимые данные в PMS, что значительно упрощает процесс. Система умеет распознавать даже рукописный текст и с легкостью справляется с разными типами документов: российскими и заграничными паспортами разных стран, свидетельствами о рождении.
Кроме того, была реализована функция автоматической передачи сведений о гостях, заезжающих в отель, в систему миграционно-регистрационного учета. Данные передаются одним нажатием кнопки после проверки информации сотрудниками отеля, что делает процесс еще более эффективным и удобным, сводя к нулю число ошибок. В случае подачи неверных сведений отельеры платят крупные штрафы, которые могут достигать 750 тыс. рублей за каждого гостя.
В ходе реализации основного проекта в Сочи Парк Отеле была выявлена дополнительная потребность во внедрении модуля учета инвентаря. Эксперты Wone IT реализовали возможность аренды пляжных полотенец с помощью ключ-карт, которые гости получают при заселении.
Результаты проекта
В результате запуска платформы Wroomify в Сочи Парк Отеле гостям стал доступен удобный сервис самостоятельного заселения, соответствующий требованиям отельера и правилам в сфере туризма.
Перспективы продукта Wroomify
Wone IT продолжает развивать Wroomify, ориентируясь на потребности отельеров и создавая удобный сервис, основанный на реальных запросах гостей. Продукт уже сегодня превратился в целую экосистему.
«В ближайшее время в составе решения будет представлен новый, более мощный встроенный модуль распознавания документов, полностью разработанный в России, соответствующий всем требованиям кибербезопасности и новым законам о защите персональных данных. В данный момент тестируются и готовятся к релизу модули с искусственным интеллектом, которые упростят такие задачи, как заказ услуг, бронирование парковки и навигация по отелю», — поделился Константин Федоров, директор Департамента инноваций Wone IT.