Сочи Парк Отель обратился в WONE IT с проблемой — гости отеля не возвращают полотенца, которые выдаются при посещении пляжа. И с подобной ситуацией сталкивается практически вся курортная туристическая отрасль.
Из истории проблемы
От батареек до кофемашин: потери отельеров от кражИсследование, проведенное гостиничным порталом Wellness Heaven среди почти 1400 отельеров в Европе, показало, что самые распространенные «сувениры» — это полотенца (79% опрошенных) и халаты (66,4%). Также туристы нередко уносят вешалки (49,8%), косметику и даже кофемашины. Интересно, что в пятизвездочных отелях чаще крадут телевизоры и произведения искусства, в то время как в четырехзвездочных — пульты и батарейки. В разных странах также наблюдаются свои предпочтения: в Италии любят брать бокалы, а в Швейцарии — фены.
Убытки заказчика составляли более одного миллион рублей в месяц из-за того, что гости не возвращают полотенца. Ежедневно пляж посещают около 4500 человек. По оценкам в среднем в день берут порядка 900 полотенец, а возвращают обратно менее 200 штук. За сезон набегает круглая сумма только из-за подобного воровства.
Заказчик обратился к нам с просьбой помочь решить эту проблему: «Мы можем дарить эти полотенца нашим гостям — это не такая дорогая вещь. Но хотелось бы понимать, кто систематически крадет имущество отеля, и напоминать об ответственности за такие действия. Возможно, это поможет предотвращать более серьезные правонарушения такими людьми».
Быстрое решение при минимальных затратах
Wone IT разработало собственное решение по автоматизации точек аренды оборудования и инвентаря, которое позволяет:
1. Вести учет выдачи и возврата арендуемого имущества через удобный интерфейс программного модуля.
2. Идентифицировать гостя по ключ-карте или электронному браслету при интеграции с системой управления отелем (property management system, PMS).
3. Формировать отчеты в режиме реального времени или автоматически по заданному расписанию.
Точки аренды оборудуются считывателями и подключаются к компьютеру с установленным программным модулем. Для получения или возврата вещи к ридеру прикладывается ключ-карта или браслет, а передача фиксируется сотрудником нажатием одной кнопки.
Постановка задачи
Сотрудники отеля выдавали полотенца при предъявлении карточки, никак не учитывали и не проверяли номер или личность гостя. На первом этапе разработали сценарий для автоматизации этого процесса.
Эксперты Wone IT предложили интегрировать модуль для учета пляжных полотенец по идентификатору ключ-карты с привязкой к данным проживающего гостя из PMS.
Сроки
Создание функциональности, интеграция и настройка решения в отеле заняли 2 недели.
Реализация
Специалисты Wone IT создали отчет, в который подтягиваются данные из PMS по гостям и остаткам по инвентарю.
Сценарий выдачи полотенец на пляже:
1. Гость прикладывает ключ-карту к считывателю.
2. Сотрудник указывает аренду полотенца, гость уходит на пляж.
3. Когда гость возвращается с пляжа, прикладывает карту повторно, а персонал отмечает возврат полотенца.
4. По итогам дня автоматически формируется отчет и направляется на e-mail ответственного сотрудника.
Дополнительно создали интерфейс для персонала с двумя функциями:
- выдать;
- вернуть.
В ежедневном отчете сводятся данные по гостям из PMS отеля и начисления/списания по инвентарю, которые собирает интегрированный модуль.
Модуль развернули на нескольких локациях по аренде полотенец и провели опытную эксплуатацию.
Решение понравилось заказчику, теперь он может отслеживать «логистику инвентаря» и получать информацию о том, кто провел операцию, где и в какое время.
Итоги проекта
Разработчики Wone IT внедрили модуль по учету пляжных полотенец в Сочи Парк отеле, предоставив удобный инструмент для сбора статистики. Простая механика позволила повысить ответственность гостей за имущество, которым они пользуются. А заказчик смог отслеживать должников и, таким образом, снизить убытки от пропажи полотенец.
Отельеры единодушны в том, что не жалко «подарить» что-то на память щедрым гостям, однако важно идентифицировать системных нарушителей и применять к ним соответствующие штрафные санкции.
«Я был удивлен, каким легким оказался способ решения давно наболевшей проблемы. Эксперты Wone IT реализовали все очень удобным образом — решение превзошло все наши ожидания. Сотрудники быстро освоились и сейчас отлично справляются с новыми функциями, не усложняя простую процедуру мудреными схемами. Мы фактически сразу ощутили значительное снижение затрат, связанных с воровством», — отметил ИТ-директор Сочи Парк Отеля Фатеев Андрей Михайлович.«В Wone IT есть целая команда профессионалов, готовых решать нетривиальные задачи, делать уникальные интеграции и доработки по запросам наших клиентов. В случае с кражей полотенец нам удалось предложить максимально простое и быстрое для реализации решение, которое можно легко тиражировать на любые площадки. Модуль без доработок можно развернуть всего за 3 дня. Рады помочь нашим заказчикам делать свой бизнес эффективным и прибыльным»,— отметил Илья Карякин, исполнительный директор WONE IT.
Что дальше?
Модуль по автоматизации учета арендуемого инвентаря может найти применение на разных площадках отеля: на ресепшен, в СПА, бассейне, тренажерных залах, игровых комнатах, анимационных программах для детей и др.
Помимо ключ-карт возможно использование браслетов с NFC-модулем. Такое решение значительно удобнее для гостя — браслет надежно крепится на руке и не мешает, можно не снимать его даже в бассейне.
Собираемая программой статистика может быть использована для анализа заинтересованности гостей услугами отеля, проведения инвентаризации, формирования плана по закупкам оборудования и инвентаря, а также для оценки уровня загрузки точек аренды и персонала.
Модуль легко масштабируется и открывает широкий спектр возможностей для отельеров в решении самых разных операционных задач.
Расскажем больше про возможности модуля и продемонстрируем его работу, если вы нам напишете.