Предпосылки проекта
Строительные компании испытывают растущее давление рынка: сталкиваются с ужесточением сроков сдачи объектов, повышением требований к качеству строительных работ и материалов, и усилением регуляторного контроля. Проекты требуют сложного взаимодействия с подрядчиками, многоступенчатых согласований и работы с документацией. Это замедляет процессы, увеличивает риск штрафов и повышает нагрузку на команды проектного менеджмента, технических специалистов и административный персонал, отвечающих за документооборот и координацию работ с подрядчиками. Автоматизация становится необходимым шагом для сохранения стабильности и развития бизнеса. Цифровизация сокращает число ошибок, ускоряет принятие решений и обеспечивает прозрачность на каждом этапе строительства.
Начало проекта
К 2024 году перед компанией Ленстройтрест встал вопрос повышения эффективности операционной деятельности. Руководство приняло решение внедрить комплексную систему автоматизации бизнес-процессов на базе платформы ELMA365. При передаче исторических данных были предоставлены результаты предыдущих внедрений, что позволило использовать накопленный опыт для дальнейшего развития системы. Задача Wone IT заключалась в глубоком анализе полученной информации, адаптации платформы под требования Ленстройтреста и разработке четкого плана ее развития. Тесное взаимодействие с командой заказчика позволило детально понять внутренние процессы компании и предложить решения, отвечающие её потребностям.
Предпроектное обследование
Первым этапом проекта стало предпроектное обследование. Провели ревизию имеющейся документации, определили, что актуально, а что нет, и зафиксировали реальное положение дел. Этап занял больше времени, чем планировалось, но дал понимание: внедрение автоматизации невозможно без перезагрузки подходов к работе с системой.
Решение
Работу разделили на блоки (спринты) в соответствии с организационной структурой Ленстройтреста. Это позволило прорабатывать каждый участок деятельности:
- Строительство
- Управление и координация проектов
- Проектирование
- Инженерная инфраструктура
- Финансовые документы (КС-2, КС-3)
Спринт «Проектное управление» был направлен на разработку инструментов для централизованного управления портфелем проектов, контроля версионности документов в календарном план-графике и оперативного реагирования на критические задачи. В результате создали информационную панель, где руководство получает полную картину статуса проектов и может оперативно вносить необходимые корректировки. Это ускорило процесс согласований и повысило качество управленческих решений
В рамках спринта «Проектирование» необходимо было упорядочить управление документацией и контроль внесения изменений. Для этого была разработана единая система, доступная сотрудникам отделов проектирования, контроля качества, инженерного отдела и управления проектами. В результате каждый документ оформляется в виде карточки с информацией об изменениях и текущим статусом. Автоматизированный рабочий процесс помогает поддерживать актуальность данных и исключает их дублирование, что упрощает поиск нужной информации и повышает эффективность работы всех подразделений.
В спринте «Инженерная инфраструктура» основное внимание уделили оптимизации процесса подключения объектов к инженерным сетям. Реализовали инструменты для учёта технических условий с автоматическими напоминаниями и обеспечение регламентированного процесса передачи исполнительной документации для подтверждения соответствия требованиям.
В спринте «Финансовые документы (КС-2, КС-3)» сосредоточились на создании цифровой среды для работы с финансовой отчетностью. Для этого разработали портал для подрядчиков, где они используют унифицированные формы КС-2 с предзаполненными данными. Это позволяет быстро вносить сведения о выполненных объемах работ. Система автоматически проверяет корректность введенной информации и формирует форму КС-3, которая интегрируется с 1С для дальнейшей обработки в бухгалтерии. Такое решение позволило сократить время согласования, снизить риск ошибок, обеспечить прозрачность финансовых процессов и в результате существенно оптимизировать работу финансового и бухгалтерского подразделений.
Итоги
В ходе проекта столкнулись с рядом технических задач, требовавших особого внимания. Одной из них стала замена глобальных переменных. Глобальные переменные представляют собой параметры, доступные для всей системы, которые применяются независимо от конкретного модуля. Но при переносе решений между разными средами – например, между этапами разработки, тестирования и рабочей эксплуатации – эти переменные могут вызывать сложности, так как каждая среда требует уникальных настроек. Чтобы решить эту проблему, провели аудит и выявили критические участки, после чего, глобальные переменные заменили на локальные в рамках конкретной среды. Это упростило перенос решений и стабилизировало работу платформы.
Ещё одним техническим вызовом стала нагрузка на систему. Анализ показал, что причина заключалась в избыточной детализации отчёта по проектной документации. Оптимизация его структуры при сохранении информативности снизила нагрузку на платформу. Результаты технических решений уже заметны: платформа работает стабильно, процессы ускорены, а перенос новых разработок между средами проходит без сбоев. Эти улучшения создали прочную техническую основу для дальнейшего развития системы в Ленстройтресте.
Результаты и текущий статус
В ближайшей перспективе автоматизация принесет улучшения в операционной деятельности компании. Благодаря автоматическим проверкам ошибки снижаются, а процессы согласования ускоряются. Эти изменения оптимизируют работу подразделений и создают прочную основу для дальнейшего развития цифровой экосистемы компании.
«Проект стал примером трансформации строительной компании через автоматизацию. Благодаря тесному взаимодействию с Ленстройтрестом удалось создать решение, которое не только автоматизирует процессы, но и делает их понятными для участников», — сказал Дмитрий Калашников, руководитель практики процессной автоматизации и роботизации Wone IT.
«Деятельность строительной компании во много связана с подготовкой большого количества проектной, инженерной, регламентной документации. От корректности ее заполнения и прозрачности процедур согласования зависит, в том числе, скорость строительства и запуска объектов в эксплуатацию. Нам требовалась надежная цифровая среда, объединяющая все подразделения и участки компании, и специалисты Wone IT успешно справились с этой непростой задачей. Инструменты ELMA365 позволили нам существенно повысить эффективность операционной деятельности на каждом этапе строительства», - комментирует Дмитрий Титов, ИТ директор компании Ленстройтрест.
«Проект с Ленстройтрестом — это пример зрелого подхода к цифровой трансформации. Автоматизация охватила как внутренние процессы, так и взаимодействие с внешними участниками — от подрядчиков до госорганов. Такой комплексный подход особенно важен в строительстве, где каждая задержка на согласовании или передаче документа может повлиять на сроки проекта», — отметила Наталия Долженкова, исполнительный директор ELMA.