Сотрудники министерства располагаются в разных зданиях, по всем городу. Поэтому, внедрение системы объединенных коммуникаций особенно заметно. Возможность оперативно связаться с любым сотрудником, значительно, ускоряет рабочие процессы. Можно сказать, что министерство вышло на новый уровень внутреннего взаимодействия.
Ситуация и задачи
До начала проекта, процесс внутренних коммуникаций Правительства Магаданской области и коммуникаций с другими органами власти был построен на базе традиционной телефонии, а также, посредством, использования услуг провайдеров SIP. С точки зрения ИТ, организация аудио- и видеоконференций требовала значительных трудозатрат. В силу отсутствия современных возможностей коммуникаций, таких как мгновенные сообщения, состояния присутствия, федерации, проведение online презентаций, обмен файлами, виртуальные конференц-залы, — текущий процесс организации коммуникаций был признан устаревшим. Также, ввиду отсутствия возможности проводить собрания и конференции online, требовались дополнительные затрат на оплату услуг связи и расходы на командировки сотрудников.
Для руководства Правительства было важно не только оптимизировать затраты на услуги связи и на командировки сотрудников, но и повысить эффективность самого процесса коммуникаций. С точки зрения ИТ, было важно получить платформу коммуникаций, которая была бы проста и понятна пользователям и позволяла организовывать аудио- видеоконференций без задействования сотрудников ИТ-департамента. Не менее важным, являлась потребность в интеграции с существующей ИТ-инфраструктурой: службой каталогов Active Directory, почтовым сервером на базе Microsoft Exchange.
Решение и результаты
С учетом сформулированных критериев эффективности коммуникаций и требований к платформе в качестве интегратора решения, была выбрана компания Wone IT (ранее COMPAREX), имеющая многолетний опыт внедрение коммуникационных систем и обладающая наивысшим статусом Microsoft Gold Communications. В качестве площадок для пилотного проекта были выбраны два Министерства: Министерство дорожного хозяйства, транспорта и связи Магаданской области, и Министерство государственно-правового развития Магаданской области. Предложенное специалистами Wone IT (ранее COMPAREX) решение по внедрению системы объединенных коммуникаций на базе Microsoft Lync Server 2013, наиболее полно соответствовало стратегии развития и позволяло достичь поставленных целей путем минимальных затрат.
Благодаря наличию высоких компетенций у проектной команды Wone IT (ранее COMPAREX), удалось пройти весь этап внедрения решения менее чем за один месяц. В пилотном проекты было задействовано около 100 пользователей ПК, которые использовали новую систему коммуникаций на базе Microsoft Lync в течение трех месяцев. По итогам опытно-промышленной эксплуатации система зарекомендовала себя как надежное решение и оправдала возложенные на нее ожидания, что позволило перевести его в промышленную эксплуатацию.
По указанию губернатора Магаданской области в рамках промышленной эксплуатации система используется более чем на 500 ПК Правительства Магаданской области. Что позволило уменьшить командировочные расходы, расходы на оплату услуг связи, повысить эффективность процесса коммуникаций. С точки зрения ИТ, главными преимуществами стали надежность, простота в обслуживании, возможность масштабирования и интеграции с текущей ИТ-инфраструктурой и системами традиционной телефонии. Наиболее востребованными возможностями решения оказались: статусы присутствия, возможность самостоятельной организации собраний и конференций.
Правительство Магаданской области высоко оценило результаты внедрения системы коммуникаций на базе Microsoft Lync в Правительстве Магаданской области и предоставило соответствующие рекомендации по внедрению данного решения в других структурах области.
Свяжитесь с нами, чтобы получить детальную информацию о том, как наши продукты помогут решить ваши бизнес-задачи.