WONE IT реализовала Проект «Контроль заказов» для «Юнилевер Русь»

Проект «Контроль заказов» для «Юнилевер Русь»

Заказчик

Unilever – один из мировых лидеров по производству товаров повседневного спроса. Ассортимент продукции (а это пищевая продукция, мороженое, косметическая продукция и бытовая химия) включает в себя одни из самых известных и популярных торговых марок в мире, в том числе 12 брендов стоимостью свыше 1 млрд евро каждый. Выпуск продукции Unilever на территории России осуществляется на базе 4 крупных производственных кластеров: пищевой продукции и мороженого в Тульской области, косметической продукции и бытовой химии в Санкт-Петербурге, косметической продукции в Екатеринбурге, а также мороженого в Омске. Портфель торговых марок Unilever в России включает в себя такие известные бренды как Dove, Clear, Rexona, “Чистая Линия”, “Бархатные ручки”, Domestos, Knorr, “Золотой стандарт”, “Магнат” и другие.

Задача

Российский офис Unilever работает с сотнями поставщиков и отгружает продукцию тысячам покупателей. Эффективное и своевременное заключение контрактов является залогом успешного бизнеса «Юнилевер Русь». Департамент по работе с клиентами — один из самых многочисленных в компании, а его сотрудники работают во всех регионах России, обеспечивая наличие продуктов на прилавках по всей стране. Ежедневно в компании подписываются десятки контрактов.

Для поддержания документооборота в компании используется система управления документами EDMS (Electronic Document Management Systems), где фиксируются все договоры, связанные с внешними контрагентами. Процесс согласования и подписания каждого договора состоит из нескольких этапов. Ранее на каждом из них время от времени случались задержки по срокам. Основная причина сбоев − сложность и многоэтапность процесса, многочисленность и географическая разрозненность команд, поступление данных из множества источников. При этом у руководства не было инструмента, который бы позволял мониторить процесс согласования и отслеживать статистику.

Любые сбои тормозят заключение сделок, необходимых для функционирования и развития компании, а значит нужно было найти способ их избежать. Осенью 2022 года руководство «Юнилевер Русь» поставило задачу оптимизировать договорную работу, чтобы ускорить процессы согласования и подписания контрактов. Также заказчику был необходим эффективный инструмент для полноценного анализа данных.

Выбор исполнителя

Исполнителем проекта была выбрана Wone IT − мультивендорная сервисная ИТ-компания, которая зарекомендовала себя в роли надежного ИТ-партнера для заказчика. Wone IT уже давно успешно сотрудничает с российским офисом «Юнилевер Русь». За несколько лет компания реализовала для корпорации несколько значимых внедренческих проектов, среди которых: реализация функции контроля заказов и сверки цен в системе, интеграция системы EDMS, миграция DRP Tool с Microsoft Azure на Yandex Cloud, аудит промо-процессов с целью их последующей автоматизации.

Wone IT – один из самых опытных интеграторов на российском рынке в области аналитических (BI) систем; специалисты компании уже неоднократно реализовывали аналогичные проекты и отлично разбираются в ИТ-продуктах, предназначенных для автоматизации подобных бизнес-процессов. В частности, компания неоднократно признавалась лучшим партнером Microsoft и имеет большой опыт внедрения аналитических продуктов международного вендора.

Выбор инструмента

Для решения поставленной задачи был выбран продукт Microsoft Power BI.

Компания Unilever использует решения Microsoft на международном уровне, многие из продуктов этого вендора являются для нее корпоративным стандартом. Microsoft Power BI – это комплексное программное обеспечение для бизнес-анализа (Business Intelligence), которое объединяет несколько программных продуктов, имеющих общий технологический и визуальный дизайн. Платформа Microsoft Power BI позволяет аккумулировать и структурировать данные из различных источников и преобразовывать их в единый формат. К любому из источников – от Microsoft Excel до облачных хранилищ можно легко и быстро подключиться. В целом это простой в использовании инструмент, который подходит не только профессиональным аналитикам данных, но и менеджерам, руководителям и сотрудникам различных специализаций.

Реализация проекта

Для достижения намеченной цели специалистам Wone IT необходимо было:

· проанализировать уже работающую систему документооборота, изучить бизнес-процессы оформления договоров, выявить и устранить неэффективные звенья;

· аккумулировать информацию по заказам, поставщикам и клиентам из разных источников информации, после чего свести все данные в единый датасет, на основе которого построить ряд отчетов;

· настроить инструмент, который бы позволил мониторить договорной бизнес-процесс по разным фильтрам и показателям и анализировать полученные данные в различных разрезах (в том числе – временном).

Чтобы внедряемая система работала эффективно, консультанты Wone IT собрали и проанализировали информацию по десяткам тысяч документов за последние семь лет. Они изучили и унифицировали в системе все этапы жизненного цикла договоров и их сроки: согласование текста, доработка, выбор подписанта, подписание представителем «Юнилевер Русь», подписание контрагентом, сканирование, архивирование, подтверждение отмены (если потребуется).

Результат
Внедрение системы позволило преодолеть ограничения системы ЭДО и избежать ошибок ввода информации. Основной результат проекта – повышение качества мониторинга и контроля исполнения договорной работы.

По итогам проекта заказчик получил возможность:

· быстро получать информацию по любому договору и его связи с другими документами без необходимости читать документы;

· отслеживать сроки по каждому этапу жизненного цикла договора, контролировать, не отстает ли процесс от намеченного трафика. Своевременное выявление нарушений позволяет быстро устранять возникающие проблемы, а также вовремя перезаключать договора и соглашения, если их срок подходит к концу;

· контролировать договорной процесс со стороны контрагентов (сроки оплаты, своевременное заключение соглашений, приложений, заказов, выставление претензий и уведомлений, контроль проверки контрагентов); прогнозировать и анализировать работу с контрагентом (нарушение обязательств, соблюдение требований, анализ исторических данных о работе);

· анализировать договорную работу по разным параметрам и фильтрам (количество, структура и объемы договоров, находящихся в работе, процентное отношение договоров

по функциям, виду, контрагентам и т. д., всего порядка 15 фильтров), а также сравнивать характеристики договоров (в том числе, ценовые) по контрагенту, периоду, региону и т. д. Все параметры можно отслеживать в динамике, а также сравнивать полученные данные по заданным периодам (например, динамику по объему договоров определенного типа по месяцам или кварталам).

Одним из важных итогов проекта стало повышение исполнительской дисциплины и личной ответственности сотрудников. Система позволяет видеть, кто из исполнителей за какой этап отвечает, вычленять ошибки и задержки, анализировать их причины и мониторить качество работы специалистов по заранее утвержденным KPIs. Если исполнитель не вовремя перевел договор на другую стадию, не указал сроки и т. д., − эти и другие просчеты организационного характера можно быстро исправлять. В целом благодаря проекту руководство получило дополнительные аргументы для объективной оценки и мотивации своих сотрудников: насколько эффективно работает человек, справляется ли он со своими задачами, нужна ли ему помощь. Ответы на эти и другие вопросы дает система.

Все необходимые показатели можно получать и фильтровать в одном окне в удобном для заказчика виде, а также визуализировать их различными способами и преобразовывать в отчёты для наглядного анализа.