О компании
Unilever – один из мировых лидеров по производству товаров повседневного спроса. Ассортимент продукции (а это пищевая продукция, мороженое, косметическая продукция и бытовая химия) включает в себя одни из самых известных и популярных торговых марок в мире, в том числе 12 брендов стоимостью свыше 1 млрд евро каждый. Портфель торговых марок Unilever в России включает в себя такие известные бренды как Dove, Clear, Rexona, “Чистая Линия”, “Бархатные ручки”, Domestos, Knorr, “Золотой стандарт”, “Магнат” и другие.
Задача
Для поддержания документооборота в компании используется система управления документами EDMS (Electronic Document Management Systems), где фиксируются все договоры, связанные с внешними контрагентами. Процесс согласования и подписания каждого договора состоит из нескольких этапов. Ранее на каждом из них время от времени случались задержки по срокам. Основная причина сбоев − сложность и многоэтапность процесса, многочисленность и географическая разрозненность команд, поступление данных из множества источников. При этом у руководства не было инструмента, который бы позволял мониторить процесс согласования и отслеживать статистику. Осенью 2022 года руководство «Юнилевер Русь» поставило задачу оптимизировать договорную работу, чтобы ускорить процессы согласования и подписания контрактов. Также заказчику был необходим эффективный инструмент для полноценного анализа данных.
Решение
Для достижения намеченной цели специалистам Wone IT необходимо было:
• проанализировать уже работающую систему документооборота, изучить бизнес-процессы оформления договоров, выявить и устранить неэффективные звенья;
• аккумулировать информацию по заказам, поставщикам и клиентам из разных источников информации, после чего свести все данные в единый датасет, на основе которого построить ряд отчетов;
• настроить инструмент, который бы позволил мониторить договорной бизнес-процесс по разным фильтрам и показателям и анализировать полученные данные в различных разрезах (в том числе – временном).
Чтобы внедряемая система работала эффективно, консультанты Wone IT собрали и проанализировали информацию по десяткам тысяч документов за последние семь лет. Они изучили и унифицировали в системе все этапы жизненного цикла договоров и их сроки: согласование текста, доработка, выбор подписанта, подписание представителем «Юнилевер Русь», подписание контрагентом, сканирование, архивирование, подтверждение отмены (если потребуется).
Результат
Внедрение системы позволило преодолеть ограничения системы ЭДО и избежать ошибок ввода информации. Основной результат проекта – повышение качества мониторинга и контроля исполнения договорной работы. По итогам проекта заказчик получил возможность:
• быстро получать информацию по любому договору и его связи с другими документами без необходимости читать документы;
• отслеживать сроки по каждому этапу жизненного цикла договора, контролировать, не отстает ли процесс от намеченного трафика;
• контролировать договорной процесс со стороны контрагентов; прогнозировать и анализировать работу с контрагентом;
• анализировать договорную работу по разным параметрам и фильтрам (порядка 15 фильтров), а также сравнивать характеристики договоров (в том числе, ценовые) по контрагенту, периоду, региону и т. д. Все параметры можно отслеживать в динамике, а также сравнивать полученные данные по заданным периодам.
Одним из важных итогов проекта стало повышение исполнительской дисциплины и личной ответственности сотрудников. Система позволяет видеть, кто из исполнителей за какой этап отвечает, вычленять ошибки и задержки, анализировать их причины и мониторить качество работы специалистов по заранее утвержденным KPIs. В целом благодаря проекту руководство получило дополнительные аргументы для объективной оценки и мотивации своих сотрудников. Все необходимые показатели можно получать и фильтровать в одном окне в удобном для заказчика виде, а также визуализировать их различными способами и преобразовывать в отчёты для наглядного анализа.
Свяжитесь с нами, чтобы получить детальную информацию о том, как наши продукты помогут решить ваши бизнес-задачи.